YYS’DE TESİS EKLEME SÜRECİ

Bilindiği üzere YYS (Yetkilendirilmiş Yükümlü Sertifikası), dinamik bir sertifika. Yani her ne kadar belge “süresiz” olarak verilmiş olsa da her beş senede bir belgenin güncellenmesi gerekiyor ve belge alımında aranan zorunlu şartlarda herhangi bir değişiklik olması halinde mevzuatta belirtilen sürelerde gerekli bildirimlerin yapılması gerekiyor. Aksi halde belgenin askıya alınması hatta iptali veya geri alınması bile mümkün. Bu nedenle söz konusu değişiklikleri devamlı takip etmeli ve YYS kapsamındaki yükümlülüklerimizi zamanında yerinde getirme noktasında çok dikkatli olmamız gerekiyor.

Yükümlülük konusunda değişiklik meydana getiren ve zamanında bildirim yapmamız gereken konulardan biri de “Tesis Ekleme” konusu. Bu yazımızda hangi tesisleri eklememiz gerektiği, bildirim sürelerimiz ve usullerimiz ile zamanında bildirim yapılmaması halinde karşılaşılacak cezai müeyyideleri ele alacağız.

Hangi tesisleri YYS yükümlülüğü kapsamında bildirmemiz gerekiyor?

Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliğinin 10’uncu maddesinin 15’inci fıkrasında geçtiği haliyle aşağıda sayılan nitelikteki yeni edinilen tesislerin (kiralama dahil ( ç ila e maddelerinde sayılan tesislerin 6 aydan fazla kiralanması gerekir)) belgenin alındığı Bölge Müdürlüğüne bildirilmesi gerekiyor.

• Yönetim ofisi.
• Gümrük işlemlerine konu eşyanın konu olduğu muhasebe ve arşiv ofisleri.
• Bilgi işlem ofisi.
• İthal girdi kullanılmadan ve sadece yurt içi satışa konu olacak eşyanın üretildiği üretim tesisleri hariç olmak üzere üretim tesisi.
• Eşyanın ihraç edilmeden önce depolandığı, elleçlendiği depo/tesis.
• Eşyanın ithal işlemleri gümrük idaresinde veya gümrük idaresince yetkilendirilen başka bir yerde tamamlandıktan sonra doğrudan getirilerek konulduğu ilk depo/tesis.

Dolayısıyla “sadece yurt içi satışa konu olacak eşyanın” bulunduğu tesisleri bildirmemize gerek bulunmamaktadır.

Tesis Ekleme Bildirimini Nereye Yapmalıyız?

Gümrük İşlemlerinin Kolaylaştırılması Yönetmeliğinin 18/A maddesi gereği bildirimi; sertifikanın düzenlendiği Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne yapmamız gerekmektedir. Yani ekleme bildirimi yapılacak tesisimiz Mersin’de olsa bile, eğer YYS belgemiz İstanbul Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğünce düzenlenmişse bildirimi bu Bölge Müdürlüğüne (İstanbul) yapmalıyız.

Tesis Ekleme Bildirimini Nasıl Yapmalıyız?

GİKY Ek-1/A’da yer alan “Başvuru Formu” ve EK-24’de yer alan “Tesis Bildirimi ve Tesis Yeterlilik Tespit Formu” ile birlikte sertifikanın düzenlendiği Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlüğüne bildirimde bulunmamız gerekmektedir.

Tesis Ekleme Bildirimini Ne Zaman Yapmalıyız?

- Eklenecek tesis yukarıda (a) ila (c) maddelerinde sayılan tesislerden ise (yönetim, bilgi işlem, arşiv); bu tesislerin faaliyete geçtikleri tarihi izleyen beş iş günü içerisinde,

- Eklenecek tesis yukarıda (ç) ila (e) maddelerinde sayılan tesislerden ise; ithalat ve ihracat eşyasına yönelik işlemlerin fiilen başladığı tarihi izleyen beş iş günü içerisinde,

Bildirilmesi gerekir. Diğer taraftan, güncelleme dönemine altı aydan daha az süre kalmış olması halinde bu tesislere ilişkin bildirimlerde Ek-24'te yer alan tesis bildirimi ve tesis yeterlilik tespit formunun ibrazı istenilmez.

Eklenecek Tesislere İlişkin İSO 9001 ve 27001 Belgelerinin Alınması Gerekiyor mu?

ISO 9001 ve ISO 27001 sertifikalarının bu madde kapsamında gerçekleştirilecek tesis bildirimleri ile birlikte ya da tesis bildiriminden itibaren altı aylık süre içerisinde ibraz edilmesi gerekir.

Bildirimden Sonra Gümrük İdaresi Tarafından Yapılacak İşlemler Nelerdir?

- Bildirimin ilgili bölge müdürlüğünün genel evrak kaydına alınmasını müteakip on beş iş günü içerisinde bölge müdürü veya bölge müdür yardımcısının başkanlık edeceği yeter sayı ve yetkinlikte personelden oluşan bir inceleme heyeti oluşturulur.

- Oluşturulan heyet tarafından, otuz iş günü içerisinde bildirime konu olan tesislerin YYS koşullarını sağlayıp sağlamadığına ilişkin olarak yerinde inceleme yapılır.

Bunun sonucunda Ek-24'te yer alan tesis bildirimi ve tesis yeterlilik tespit formunun ilgili bölümleri doldurulur. Yapılan inceleme neticesinde gerekli görülmesi halinde sertifika sahibinden Ek-24'te yer alan tesis bildirimi ve tesis yeterlilik tespit formunda bildirilen tesislere ilişkin ek bilgi ve belge ibraz edilmesi istenebilir.

- Yapılan inceleme neticesinde; YYS koşullarının sağlandığının tespiti halinde, durum Ek-24'te yer alan tesis bildirimi ve tesis yeterlilik tespit formunun kayda alındığı tarihten itibaren beş iş günü içerisinde sertifika sahibine bildirilir.

-Yapılan inceleme neticesinde; YYS koşullarının sağlanmadığının tespiti halinde, verilecek ek süre içerisinde tespit edilen eksikliklerin giderilebileceğine ilişkin sertifika sahibi tarafından taahhütte bulunulması halinde, bu eksikliklerin giderilmesi için başvuru sahibine kırk beş iş gününe kadar ek süre tanınır.

- Verilen ek sürenin bitimini müteakip yapılan incelemede koşulların halen karşılanmadığının tespiti halinde; sertifika sahibi tarafından giderilmeyen eksiklikler ilgili bölge müdürlüğünce Genel Müdürlüğe bildirilir. Bildirilen eksikliklere ilişkin Genel Müdürlükçe yapılan inceleme sonucunda eksikliklerin giderilmesi için sertifika sahibine ek süre verilir veya 13 üncü madde uyarınca yerinde incelemenin gerçekleştirilmesine ilişkin işlemler başlatılır.

Cezai Müeyyideler Nelerdir?

GİKY md 154/22 uyarınca; eklenecek tesislere ilişkin ISO 9001 ve ISO 27001 Belgelerinin süresi içerisinde Bölge Müdürlüğüne ibraz edilmemesi halinde, sertifika 30 gün süreyle askıya alınacaktır. Askıya alma süresi, sertifika sahibinin eksikliklerin giderilebileceğine dair bilgi ve belge sunması kaydıyla, ilgili bölge müdürlüğünce otuz gün süreyle uzatılabilecektir.

Eklenmesi gereken bir tesisin Bölge Müdürlüğüne bildiriminin yapılmaması veya geç bildirimin yapılması halinde hangi cezai müeyyide uygulanacağına ilişkin GİKY md 18/A’da açık bir hüküm bulunmamaktadır. Şahsi görüşüme göre; “Sertifikanın Askıya Alınmasına” ilişkin genel hükümlerin yer aldığı 154’üncü madde kapsamında, eğer firma tarafından bildirim yapılmadan gümrük idaresi sertifikaya eklenmesi gereken bir tesisin bildiriminin yapılmadığını tespit edecek olursa, aynı maddenin ikinci fıkrası uyarınca sertifikayı 30 gün süreyle askıya alabilecektir.